À la découverte du nouvel extranet des dirigeants !

Comment accéder à l'extranet des dirigeants ?

L'accès à l'extranet est réservé aux dirigeants de clubs, de CDAM ou de CRAM et implique de disposer d'identifiants personnalisés (code utilisateur et mot de passe).

Pour chaque type de structure (club, CDAM, CRAM), il est possible de désigner un ou des gestionnaires, ainsi qu'un ou des consultants. Le profil de gestionnaire permet d'intervenir en "écriture" sur le périmètre de sa structure (par exemple, dans le cas d'un gestionnaire de club, modification des données de la fiche du club ou saisie de licences). Le profil de consultant donne un accès en lecture seulement sur les données relatives à sa structure. Il convient donc d'être identifié dans la structure comme gestionnaire ou consultant pour obtenir des identifiants permettant d'accéder à l'extranet.

L'ajout ou la modification de gestionnaires ou de consultants peut être effectué par toute personne ayant un profil de gestionnaire sur la structure considérée.

À l'initialisation de l'extranet, le président de la structure a été porté comme unique gestionnaire de sa structure et aucun consultant n'a été porté. Si le président d'une structure ne souhaite pas être gestionnaire de sa structure, il peut désigner un autre gestionnaire au niveau de l'extranet. S'il ne souhaite pas intervenir dans l'extranet, il convient alors de contacter le support extranet de sa région (cf. message d'accueil à gauche du formulaire de demande des identifiants) pour qu'un autre gestionnaire - par exemple le trésorier ou le secrétaire - soit enregistré comme gestionnaire et puisse ainsi obtenir ses identifiants pour se connecter à l'extranet.


Remarque : par ailleurs, l'extranet impose que l'un des membres du bureau de chaque structure soit identifié comme "correspondant" ; par défaut, le président de la structure est identifié comme correspondant. La désignation d'un autre membre du bureau (par exemple le secrétaire) comme "correspondant" est effectué par le gestionnaire de la structure au niveau de l'onglet "Bureau" de la structure considérée.


Pour obtenir des identifiants permettant d'accéder à l'extranet, il convient d'être enregistré dans l'extranet comme gestionnaire ou consultant d'au moins une structure. L'accès s'effectue à partir du site d'information grand public (www.ffam.asso.fr) en cliquant sur le bouton "EXTRANET DIRIGEANTS" situé en haut à droite de la page d'accueil. Nous conseillons l'utilisation du navigateur Firefox qui est plus optimisé pour naviguer sur l'extranet.

Au premier accès à l'extranet, cliquer sur le lien "Retrouver mes identifiants", puis remplir le formulaire qui se trouve sur la page d'accueil. Le champ "Numéro de licence" doit être rempli uniquement avec les 7 chiffres du numéro de votre licence (donc sans mention des lettres correspondant à la catégorie de licence comme par exemple "AD" pour une licence pratiquant adulte). Pour les personnes qui ont des noms ou prénoms composés, il convient de renseigner le formulaire en respectant strictement ce qui est porté sur la licence 2012, comme par exemple Jean-Pierre avec un "-" si un tiret est porté sur la licence.

Après avoir cliqué sur le bouton "Soumettre la demande", vos identifiants vous seront transmis par courriel. A votre première connexion avec vos identifiants, vous devrez changer le mot de passe qui vous a été communiqué. Vous pourrez ainsi choisir votre propre mot de passe.

Attention : les identifiants utilisés pour l'accès à l'ancien portail ne sont plus valides. Il est donc inutile d'essayer de les utiliser pour chercher à se connecter à l'extranet ou de joindre le secrétariat fédéral pour signaler qu'ils ne fonctionnent plus !

Remarque : si vous avez reçu directement cette Newsletter, c'est que votre adresse de messagerie est enregistrée dans la BDF. Si vous identifiez un dirigeant de club qui ne l'a pas reçu, c'est que très probablement il n'a pas d'adresse de messagerie renseignée dans la BDF ou que celle-ci n'est pas la bonne. Dans ce cas, il convient de lui suggérer de contacter le support extranet de sa région (cf. message d'accueil à gauche du formulaire de demande des identifiants) pour effectuer la mise à jour de son adresse de messagerie dans la BDF et lui permettre ainsi de récupérer ses identifiants.

L'extranet comprend une aide en ligne accessible en cliquant sur l'icône ampoule qui se trouve dans la barre d'outils en haut à droite de chaque page. Par ailleurs, un réseau de correspondants a été formé au nouvel extranet afin d'aider les clubs à une prise en main rapide des outils.

La liste de ces correspondants extranet (associés à une adresse de messagerie "support.extranet" régionale) est accessible sur l'extranet au niveau de l'onglet "Référentiel documentaire" > Autres documents FFAM > Vie courante > Liste des correspondants extranet.pdf.

En cas de problème ou de question pour laquelle vous n'auriez pas trouvé réponse dans l'aide en ligne, envoyer un message à l'adresse de messagerie du support extranet de votre région pour prendre contact avec votre correspondant extranet. Merci par avance de passer par le support extranet avant de solliciter le secrétariat fédéral.

Quelles sont les principales fonctionnalités de l'extranet ?

Une fois arrivé sur la page d'accueil de l'extranet, vous avez accès, via un bandeau horizontal en haut de page, à différents onglets :


a) Onglet "Structures et licences"

Cet onglet couvre tout ce qui a trait aux structures, aux licenciés et détenteurs de passeports. C'est en quelque sorte le "moteur" de l'extranet. C'est notamment à partir de cet onglet qu'un club délivrera des licences et passeports avec possibilité de les régler en ligne.

Remarque : la délivrance de licences (nouvelle licence ou renouvellement) et de passeports est conditionnée par le règlement de la cotisation annuelle du club à la FFAM et, le cas échéant, au CRAM. Par ailleurs, l'extranet exige la saisie et la validation d'une licence d'un membre du bureau du club pour la validation de la cotisation annuelle et donc pouvoir délivrer d'autres licences.


b) Onglet "Référentiel documentaire"

Le référentiel documentaire, c'est la bibliothèque documentaire de la FFAM ! Cet onglet permet d'accéder directement et de télécharger (avec possibilité d'ouvrir en lecture ou d'enregistrer) les documents et formulaires jugés utiles pour un type de structure donné. Il est organisé par grandes rubriques, une rubrique pouvant comprendre différentes sous-rubriques.

Remarque : les droits d'accès aux documents sont différentiés selon les types de structures (club, CDAM ou CRAM). Les licenciés ont également la possibilité d'accéder via l'espace des licenciés aux documents les concernant.


c) Onglet "Contenu informatif"

De façon plus conviviale que sur l'ancien portail, il est possible d'accéder via cet onglet à toutes les informations jugées utiles pour un type de structure donné. Cet onglet est structuré en dossiers : "La fédération", "Le club", "L'assurance", "Le terrain", etc. Chaque dossier peut ensuite comprendre un ou plusieurs niveaux de sous-dossiers.

Le contenu informatif en ligne reprend intégralement le contenu du guide du dirigeant qui n'a donc plus vocation à être entretenu dans sa version actuelle. Certaines pages d'information comprennent des liens sur des documents du référentiel documentaire. Il est alors possible d'accéder à ces documents soit via la page d'information considérée soit via l'onglet "Référentiel documentaire".

Remarque : les droits d'accès aux différentes pages d'information sont différentiés selon les types de structures (club, CDAM ou CRAM). Les licenciés ont également la possibilité d'accéder via l'espace des licenciés aux pages les concernant.

L'onglet comprend également une rubrique "Foire aux questions (FAQ)" structurée autour d'une quinzaine de thèmes, ainsi qu'une rubrique "Tutoriels vidéos" avec la mise une ligne progressive de différents tutoriels pour compléter l'aide en ligne.

Un dossier "Vie des comités techniques & sous-comités" apparaîtra dans les prochaines semaines et qui permettra aux comités techniques et sous-comités de présenter leurs activités et de mettre en ligne sous leur responsabilité les informations qu'ils jugent utiles de mettre à disposition des dirigeants via l'extranet et des licenciés via l'espace des licenciés.


d) Onglet "Extractions et statistiques"

Comme son nom l'indique, cet onglet permet d'accéder à différentes statistiques sur les licences et extractions types avec export possible en fichiers Excel ou format csv. Il est prévu d'étendre progressivement le catalogue des états types et requêtes standard pour couvrir les différents besoins des différentes structures.

Remarque : les périmètres d'extractions autorisés sont différentiés selon les types de structures (club, CDAM ou CRAM).


e) Onglet "Formations et qualifications"

Cet onglet est spécifique aux CRAM. Il leur permet la gestion des QPDD, des examinateurs QPDD et des officiels du réseau de contrôle sportif d'aéromodélisme (RCSAM) pour les fonctions d'officiels qui relèvent du niveau régional.

L'extranet est doté de moyens de paiement élargis :

a) Paiement en ligne par carte bancaire ou paiement par chèque comme cela existait sur l'ancien portail. Ces deux moyens de paiement sont regroupés dans l'extranet sous le terme "Paiement (électronique ou chèque)".

b) Paiement par prélèvement automatique mensuel. Tout club qui souhaite opter pour ce nouveau mode de paiement est invité à prendre contact au plus vite avec la FFAM en envoyant un mail à ffam@ffam.asso.fr.

Pour recourir à ce mode de paiement, le club devra adresser à la FFAM le relevé d'identité bancaire (RIB) du compte bancaire du club accompagné de l'autorisation de prélèvement automatique. Le modèle d'autorisation de prélèvement automatique est accessible sur l'extranet au niveau de l'onglet "Référentiel documentaire" > Autres documents FFAM > Licences et passeport > Autorisation prélèvement automatique.pdf.

Dès lors que le dossier de prélèvement est validé, chaque mois où le club a effectué des opérations entraînant un paiement (saisie ou renouvellement de licences, enregistrements de manifestations. achat sur la boutique, ?), le prélèvement de la somme due en fin de mois sera automatiquement effectué.

Remarque : il avait été initialement envisagé le paiement Paypal mais le niveau de frais associé à ce paiement a conduit la FFAM à ne pas retenir ce moyen de paiement.

Qu'en est-il réellement de la licence dématérialisée ?

Le passage à la licence dématérialisée a été motivé par le fait que l'outil de gestion des licences mis à disposition par le prestataire qui a réalisé l'extranet offrait cette possibilité déjà utilisée avec succès par d'autres fédérations.

Le recours à la dématérialisation induit une économie significative en frais d'édition et de routage des licences (38.000 EUR en 2012 pour 27.000 licenciés correspondant à environ 1,4 EUR par licence). Mais à l'opposé, il convient de prévoir le financement annuel de l'extranet des dirigeants et de l'espace des licenciés (environ 25.000 EUR par an correspondant à environ un euro par licence).

Les tarifs des licences 2013 sont inchangés par rapport à ceux de 2012, mais également par rapport à ceux de 2011. Ceci ne peut se faire que sous réserve de trouver des sources d'économie dans les dépenses sauf à envisager une diminution des aides que nous apportons aux clubs, CDAM et CRAM ce qui n'est pas notre politique.

Chacun est donc a priori à même de comprendre qu'il y a mieux à faire que de continuer à dépenser autant d'argent pour l'édition et l'envoi de licences plastifiées dont la plupart passent l'année dans la caisse de terrain ou le portefeuille sans jamais être sorties !
Chaque licencié peut maintenant accéder à sa licence dématérialisée via l'espace des licenciés avec la possibilité de l'imprimer ou de l'enregistrer sous forme d'un fichier pdf. Cette possibilité est également offerte aux clubs sur l'extranet des dirigeants pour l'ensemble des licenciés au sein du club.

Il n'est pas nécessaire de disposer d'un Smartphone ou d'une tablette pour accéder à sa licence dématérialisée. L'accès est possible depuis n'importe quel PC connecté à Internet : difficile de dire de nos jours qu'une telle possibilité n'est pas facilement accessible où que l'on soit à n'importe quel endroit de la planète. Mais il est également possible d'enregistrer le fichier pdf sur son téléphone portable s'il le permet, ou sur un Smartphone ou tablette si l'on dispose d'un tel moyen.

Certains mettent en avant que cela peut poser des problèmes sur certains terrains où se posent des problèmes de réception mais est-ce là vraiment si fréquent aujourd'hui. D'autres vont mettre en avant que tous ne disposent pas d'un PC avec une imprimante mais là encore ne sommes-nous pas sur quelques cas particuliers et dans ce cas précis, les gestionnaires ou consultants de club pourront sûrement imprimer la licence des membres qui sont dans cette situation et la leur remettre sur le terrain.

La dématérialisation offre de nouvelles opportunités et présente d'autres avantages : possibilité pour le licencié d'insérer sa photo sur son espace avec prise en compte automatique sur la licence, prise en compte sur la licence des nouvelles QPDD ou nouveaux dès enregistrement dans la BDF (et donc sans attendre le début de l'année suivante comme c'était le cas jusqu'à présent ce qui conduisait à devoir délivrer des attestations transitoires).

L'assemblée générale de la FFAM du 25 mars 2012 a, sur proposition du comité directeur, adopté à une très large majorité (plus des 2/3) le principe d'un surcoût de 1,5 EUR pour l'obtention d'une demande plastifiée. En effet, afin d'encourager chaque licencié à remettre en cause ses habitudes, il a été considéré qu'il convenait de répercuter sur le licencié le coût d'édition et d'envoi d'une telle licence pour celui qui souhaite en disposer d'une.


Contrairement à ce que certains se sont employés à vouloir démontrer, il n'y a pas d'augmentation masquée de tarif mais simplement une volonté de pousser les licenciés à se poser la question de l'intérêt de disposer toujours d'une licence plastifiée. On peut sans difficulté démontrer un niveau plus élevé de services offerts aux licenciés. Dans quelques années, nous aurons certainement tous oublié la licence plastifiée tant les avantages et la souplesse de la licence dématérialisée sont évidents.

La mise en service d'un module permettant la saisie et gestion des manifestations et du calendrier associé est prévue au plus tard d'ici la fin de l'année.

En attendant, les inscriptions de nouvelles manifestations éventuelles pour le dernier trimestre 2012 seront traitées manuellement par le secrétariat fédéral.

Un fichier Excel des manifestations actuellement inscrites au calendrier et prévues jusqu'à la fin de l'année 2012 est accessible sur l'extranet au niveau de l'onglet "Référentiel documentaire" > Autres documents FFAM > Manifestations.


Si des modifications ou des ajouts sont à apporter, contacter la FFAM en sollicitant Laetitia (l.dupin@ffam.asso.fr). Elle traitera la mise à jour du calendrier avec possibilité pour le club de payer directement les droits d'inscription des via l'extranet.

D'autres fonctionnalités restent à développer avec une mise en service prévue avant fin 2012. Il s'agit notamment pour ce qui concerne l'extranet du module de gestion du bilan annuel d'activité des clubs.

Il est également prévu sur l'espace des licenciés la mise en service d'une nouvelle boutique en ligne et d'un module d'inscription en ligne pour les championnats de France.